Bilgi işlem ve Sağlık İstatistikleri Şube Müdürlüğü
Şubemiz 2 Ana Birimden Oluşmaktadır.
1.Sağlık İstatistikleri
Rutin yapılan işler;
1.Her yıl Haziran ayında Yıl Ortası Tespitleri (F002/003) faal olan 88 Sağlık ocağımızdan Haziran ayı sonunda Şubemize gönderilmekte Şubemiz tarafından Mahalle köy kontrolleri yapılarak, her Sağlık Ocağının mahallesi ve köyüne ait yaş grupları, medeni hali, öğrenim durumu, içilen suyun çeşidi, kullanılan hela tipine ait veriler Bakanlığımızın TSIM programına aktarılmaktadır.
2.Her ayın 10’unda Bütün sağlık ocaklarından 023 formları geliyor ayın 20’sine kadar yetiştirilmesi gerekli olup Bakanlık web tabanlı TSIM programına girişi yapılıyor, ve form icmalleri yazı ile Bakanlığa gönderiliyor.
3.Her ay bütün Sağlık Ocaklarından ayın 10’una kadar 018 formları geliyor, ayın 20’sine kadar Bakanlık web tabanlı TSIM programına girişi yapılmak zorunda, ayrıca da yazı ile form icmalleri Bakanlığa gönderiliyor.
4.Sağlık Ocaklarımızdan aylık doğum ve ölüm bildirim cetvelleri geliyor, 023 formunun girişi bu formlar ile kontrolü olarak yapılıp, ölüm formları Excel de hazırlanan programa Ölüm sebebinin ICD 10 formatında kontrolleri yapıldıktan sonra girişi yapılıyor. Müdürlüğümüzce Hastanelerde düzenlenen ICD 10 eğitimlerine Şubemizce de destek verilmektedir.
5.Ayrıca bütün hastanemizden aylık olarak doğum ve ölüm bildirim formları geldiğinde kontrolleri yapılarak dosyalanıyor.
6.Kan Merkezi bulunan beş Devlet Hastanemizden aylık 113 Kan çalışmaları formu geliyor ve Bakanlık web tabanlı TSIM programına girişi yapılıyor.
7.Ayrıca İkametgahı başka ilde olup da İlimizde doğum yapan yada ölen kişilerin ölüm ve doğum bildirim fişleri aylık olarak şubemize gelmekte bu fişler ilgi Sağlık grup Başkanlıklarına üst yazı ile gönderilmektedir.
8.İkametgahı başka il de olup da İlimiz de doğum yapan yada ölen kişilerin ölüm ve doğum bildirimleri Şubemizce başka illere üst yazı ile bildirimi yapılmaktadır.
9.İlçelerimizde ölen kişilerinde ölüm istatistik formları Şubemize gönderilmekte olup; kontrolleri yapılarak aylık olarak Başbakanlık Devlet İstatistik Enstitüsü Başkanlığı DENİZLİ’ ye yazı ile gönderilmektedir.
10.Tüm Devlet ve Özel hastanelerden form 056 (Personel Hasta Yatak Muvazene formu) 3 aylık dönemler halinde Şubemize bildirilmekte bu formlar takip eden ayın 15’ine kadar bakanlığın web tabanlı TSIM programına girmektedir.
11. Tüm Devlet ve Özel hastanelerden form 053 (Hastalık İstatistik Formu) 3 aylık dönemler halinde Şubemize bildirilmekte ICD 10 formatın da kontrolleri yapılarak hastanelere teknik destek sağlanmakta ve takip eden ayın 15’ine kadar TSIM web aracılığıyla Bakanlığa bildirilmektedir.
12.Tüm Devlet Hastanelerinden 057 (Laboratuar Çalışmaları Formu) 3 aylık dönemler halinde gelmekte olup takip eden ayın 15’ine kadar TSIM web aracılıyla Bakanlığa bildirilmektedir.
13.Her ay Tüm Sağlık ocaklarının Döner Sermaye ödemeleri için koruyucu hizmet puanları her ayın 7’sine kadar her ocak için hazırlanarak tahakkuk birimine bildirmektedir.
14. Ayrıca Bakanlığımızın Web sayfasına Müdürlüğümüze ait döner sermaye ödeme verilerini girişi aylık olarak yapılmaktadır.
15.Ayrıca 6 aylık, 9 aylık ve yıllık olarak vali yada Bakan için brifing dosyaları şubemizde istenilip gerekli veriler toplanarak hazırlanmaktadır.
16.Belli dönemler (3-6 aylık ve yıllık) halinde Valilik İl Planlama, İl Kültür Müdürlüğü, Turizm Müdürlüğü vb. Müdürlüklerce istenilen veriler şubemiz tarafından hazırlanmaktadır.
17.Müdür, Müdür Yardımcıları ve diğer Şube Müdürlerince Aylık, 6 aylık, 9 aylık ve yıllık birici Basamak ve İkinci Basamak Muayene ve sevk sayıları istenmekte bu verilere de Şubemizden ulaşılmaktadır.
18.Yıllık İl geneli toplam nüfus, 0 yaş grubu, 1-4 yaş, ve 15-49 yaş grubu gibi farklı nüfus sayılarının da şubemizden ulaşılmakta ve Sağlık Ocaklarının nüfus piramitleri de şubemizde hazırlanıp ocaklara dağıtılmaktadır.
19.Şubemiz sorumluluğunda olan her ay sağlık ocaklarından alınan 023, 018, yıllık vukuu bulan ölümler ve sağlık ocağı ve ilçe bazlarında nüfuslar ve piramitleri, yıllık olarak hazırlanıp kitapçık haline dönüştürülmektedir.
20.Şubemiz sorumluluğunda olan hastanelerden 3’er aylık dönemler halinde alınan 053,056,057 gibi formların hastane bazında yıllıkları hazırlanıp kitapçık haline dönüştürülmektedir.
21.İl geneli 1.ve 2. basamaklarda da verilen sağlık hizmetlerinin bilgileri derlenip yıllık olarak basılmaktadır.
22.Doktorların Ulusal Doktor Veri Tabanı Doktor Bilgi Bankasına kayıtlarının yapılması için il geneli kaydı olamayan veya hatalı kaydı olan Doktorlar tarafından gönderilen dilekçe ve yazılar şubemizce Bakanlığa gönderilmektedir.
23. muğla@saglik.gov.tr adresine Bakanlıktan veya başka şahıslardan gelen mailler şubemizde günlük olarak takip edilmekte olup gerekli şube ve şahısların zamanında iletilmektedir.
24.Sağlık Bakanlığını Web uygulamalarından TSIM, ÇKYS-MKYS, ÇKYS/İKYS, ÇKYS/FKYS vb. Müdürlüğümüzün kullandığı EGE SOFT gibi programların işleyişine teknik destek şubemiz tarafından verilmekte olup; işleyişin aksamasında Bakanlıkla koordinasyonun da şubemiz sağlamakta, İl geneli kullanıcıları şifrelerinin alınması kişilerin programları kullanmalarındaki aksaklıkların giderilmesi, problemlerin çözümü sağlanmaktadır.
25.İlimize gelen tüm Bakan ve diğer bürokratların İlimizle ilgili bilgilendirilmelerinde Valilik Makamıyla koordineli olarak brifing dosyaları hazırlanmaktadır.
26.Bakanlığımız tarafından brifing dosyalarının slaytların hazırlanması şubemiz tarafından yapılmaktadır.
27. Bölge Değerlendirme toplantıları için ; tablo hazırlamaların ve hastanelere mail gönderilmesi, Gelen maillerin ve tabloların düzenlenmesi işlemleri şubemizce yürütülmektedir.
28.Diğer şubelere Microsoft Excel, Microsoft Word ve Microsoft Powerpoint gibi programlarda, resim, yazı vb.taramalarda , CD’leri çoğaltma işlemlerinde destek verilmektedir.
33. www.muglasm.gov.tr, www.mugla.saglik.gov.tr Muğla İl Sağlık Müdürlüğüne ait web sitesinin bilgileri şubemizce güncellenmektedir.
34.Aylık ve üçer aylık olarak tüm kurum ve kuruluşlardan gelen formlar ve yazılar gelen evrak defterine kaydedilmekte,cevap verilmesi gereken evraklar hazırlanarak giden evrak defterine kaydedilerek ilgili birimlere gönderilmektedir.
35.Dosyalama arşiv yönetmeliğine göre yapılmaktadır.
2.Bilgi İşlem Birimi
Bilgi İşlem Birimi olarak, 2006 yılında başlamış olan otomasyon sistemine tam destek vererek Müdürlüğümüze bağlı 89 adet sağlık ocağı, 11 adet sağlık grup başkanlığı, Müdürlüğümüz döner sermaye saymanlık binası, yeni hizmet binası, ve eski eski hizmet binasında çalışmakta olan yaklaşık 500 adet bilgisayar 200 adet yazıcı kameralı güvenlik sistemi bütün bu binalarda mevcut olan Networkün arıza bakım onarım, tesis işlerini ve ayrıca güvenliklerini sağlamayı üstlenmiş, bulunmaktadır. Bu kapsam da günlük 5 ila 10 adet cihaz arıza (donanımsal ve yazılımsal) meydana gelmekte müdürlük networkü ve web sayfası sürekli gözetim altında tutulmaya ayrıca ocakların networkleri kontrol altında bulundurulmaya çalışılmaktadır. Tüm kullanıcıların sorunlarını gerek yüz yüze gerek telefon trafiği ile çözümlenmeye çalışılmaktadır. 2007 yılında 50 adet sağlık ocağının Networkü yenilenmiş olup ocakların ve grup başkanlıkların networkleri 2009 ve 2010 yıllarında bakımdan geçirilmesi planlanmıştır.
Müdürlüğümüz telefon santralinin yönetimi her türlü arızanın giderilmesinde sorumluluk ilgili firima ile irtibata geçilerek sorunun giderilmesi birimimiz tarafından yapılmaktadır.
İl geneli sağlık ocaklarının başta network fakat olmak üzere internet bağlantısı ve telefon bağlantılarıda tek tek elden geçirilip daha iyi hizmet yürütülür hale getirilmiş ve bu hizmet devam etmektedir.